Pessoa utilizando um computador para análise de processos e fluxos de trabalho

Mapeamento de processos: saiba como fazer na sua imobiliária

O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para potencializar os resultados da sua imobiliária. Isso porque, ao mapear processos, você identifica o que precisa ser otimizado, quais estratégias não funcionam mais e consegue tornar tudo mais sustentável e produtivo.

Além disso, fazer o mapeamento evita riscos de processos mal estruturados, que colocam toda a eficiência e eficácia da empresa em cheque. 

Já deu para entender a importância desta tarefa, não é? Por isso, neste artigo, abordamos tudo o que você precisa saber sobre mapeamento de processos no mercado imobiliário. Boa leitura!

O que é um processo?

Primeiro, você precisa saber o que é um processo. Um processo é uma ordem estabelecida de atividades ou tarefas que possuem um começo (entrada), um processamento (transformação) e um fim (saída).

Essas atividades e tarefas estão espalhadas por um espaço de tempo determinado e possuem seus recursos bem definidos (ex: produtos/serviços que resultarão disso, matérias-primas, equipe necessária, etc.). 

Os processos podem ser classificados em três tipos:

  • Processos primários: chamados de processos essenciais ou “finalísticos”, estão relacionados à entrega de valor para o consumidor;
  • Processos de apoio: são chamados de processos de suporte e tendem a agregar valor aos processos primários ou aos processos de gerenciamento;
  • Processos de gerenciamento: também chamados de processos de gestão, estes entregam valor para os processos primários e de apoio.

Como exemplos de processos primários, podemos citar a criação e produção de determinado produto/solução, assim como a divulgação, a venda e o pós-venda do mesmo.

Já dentro dos processos de apoio ou “suporte” estão a gestão de recursos humanos, gestão de infraestrutura de TI e gestão de estoques.

Por fim, quando falamos em processos de gerenciamento são constantemente citadas a Governança corporativa, gestão estratégica e gestão de performance.

O que é mapeamento de processos?

Assim, mapeamento de processos é a identificação das atividades que compõem um processo e dos demais elementos que interagem no fluxo de trabalho.

Ou seja, trata-se de uma prática que consiste no entendimento das etapas de um processo, descrevendo e reunindo todos os recursos necessários para sua execução, como as pessoas envolvidas, os materiais e os produtos/serviços resultantes.

O mapeamento de processos pode atender diversos objetivos dentro de uma empresa:

  • compreensão dos processos: entender o funcionamento do processo na prática;
  • melhoria dos processos: fazer otimizações no processo;
  • documentação de processos: realizar documentação estruturada sobre os processos (ex: para capacitar a equipe);
  • padronização de processos: assegurar que o processo seja realizado da melhor forma possível;
  • transformação dos processos: promover alterações/remodelações profundas em processos.

Logo, independente do objetivo, o mapeamento tem como foco central trazer uma visão ampla dos processos e de todos os seus desdobramentos, permitindo que os gestores possam realizar melhorias. 

3 vantagens de mapear processos na imobiliária

Se você não é capaz de descrever o que você faz como processos, você não sabe o que está fazendo.” 

Não há dúvidas de que o mapeamento de processos é benéfico para empresas de qualquer setor, na medida em que ele ajuda a identificar falhas nas operações e garante que os recursos sejam melhor utilizados.

Quando se trata de imobiliárias – que possuem muitos processos e uma rotina bastante agitada –, a implementação do mapeamento de processos pode ter um efeito ainda mais potencializador. 

Isso porque você pode aperfeiçoar processos como análise de crédito, atendimento ao cliente e até a gestão de aluguéis. Confira algumas vantagens abaixo:

Melhora o atendimento ao cliente

Você já parou para pensar em como é feito o contato dos corretores da sua imobiliária com os clientes? Acha que alguma etapa desse processo não gera valor e pode ser eliminada?

Pois mapear os processos que envolvem desde o primeiro momento até a assinatura do contrato de venda/locação ajuda a entender cada etapa e, de quebra, melhorar a experiência do cliente.

Padroniza os fluxos de trabalho

Para alcançar a consistência, a segurança e a produtividade, é importante que todos os colaboradores sigam um padrão na execução das tarefas. 

Nesse sentido, aqui temos uma grande vantagem de mapear processos: você consegue a padronização! Assim, as rotinas se tornam muito mais ágeis e sua imobiliária poderá integrar um novo colaborador na equipe mais facilmente, na medida em que os processos são claros.

Evita riscos e potencializa a gestão imobiliária

Pense em um cenário onde os processos da imobiliária não são claros e a equipe tem muitas dúvidas sobre como executar cada atividade diária. Esse fator acaba prejudicando a eficiência e a eficácia, trazendo danos como a desorganização, a baixa produtividade e até falta de motivação

Mas se for feito um mapeamento de processos será possível evitar quaisquer riscos e ainda potencializar a gestão imobiliária, com informações valiosas para melhorar o desempenho do negócio.

Além desses benefícios, a imobiliária também poderá ter redução no ciclo de vendas, aumentar a conversão e melhorar a qualificação de leads.

Como fazer o mapeamento de processos na imobiliária?

Agora que você já viu o que é mapeamento de processos e quais são os principais benefícios para a sua imobiliária, que tal aprender como implementar? Vamos lá!

1- Selecione quais processos serão mapeados

Como o mapeamento demanda tempo, recursos e energia, o primeiro passo deve ser estabelecer quais processos precisam ser mapeados na imobiliária.

Assim, na hora de escolher entre um processo e outro, vale fazer alguns questionamentos:

  • Por que esse processo precisa ser mapeado?
  • Qual a criticidade de tal processo?
  • Qual a finalidade do processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação, etc.)
  • Quais os riscos envolvidos no processo?
  • Esse processo tem que atender a normas e regulações? Se sim, quais seriam elas?
  • Qual é o nível de detalhamento mais relevante para esse processo? (alerta: quanto maior a complexidade e o risco, maior deve ser o detalhamento)

Uma dica é utilizar algumas ferramentas como a Matriz GUT para auxiliar na priorização dos processos. Ela se baseia em critérios como gravidade, urgência e tendência, atribuindo uma nota a cada um deles para, ao final, multiplicar os valores.

2- Identifique os processos e descreva-os com detalhes

Depois que você tiver estabelecido quais processos da sua imobiliária serão mapeados, é hora de descrever os processos detalhadamente. 

Isso requer trazer, por exemplo, todas as sequências de atividades realizadas nos setores de marketing, vendas e administrativo, caso você tenha decidido fazer um mapeamento dos processos destes setores.

3- Defina o sentido dos processos

Terminou de detalhar cada processo? Então é hora de definir o objetivo de cada processo para entender se eles estão claros ou se precisam ser otimizados e até descartados por não gerarem valor algum.

Aqui você pode analisar, por exemplo, qual é a finalidade da etapa de prospecção no marketing da imobiliária: qualificar os leads para a parte de vendas ou direcioná-los para o pré-vendas? 

4- Monte um mapa de processo

O passo seguinte é construir um mapa de processo, que consiste na representação gráfica, isto é, na sequência de atividades que constituem um processo. Esse mapa mostra informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo (no que ele resultou: produtos, serviços e resultados).

Aqui você pode utilizar a notação BPMN (Business Process Model and Notation) para montar o mapa de processo com todas as atividades. E lembre-se: é importante construir o mapa de forma colaborativa, por isso envolva os colaboradores da imobiliária, já que eles vivenciam o processo todos os dias!

Além disso, pensar os processos coletivamente ajuda a identificar quick-wins, que são ações simples e implementar, mas que geram ganhos rápidos.

Homem de negócios fazendo o mapeamento de processos na tela de um computador

5- Avalie e valide o mapeamento do processo

Após finalizar o mapa de processo, você precisará verificar se todos os elementos estão corretos e fazem sentido dentro do contexto da imobiliária. Então, não se esqueça de validar o documento com os colaboradores e o responsável por coordenar o mapeamento.

Se o seu objetivo com o mapeamento for documentar ou padronizar o processo, pule as etapas 6 e 7 e vá direto para a etapa 8. Mas se a finalidade é otimizar os processos, leia atentamente o que falaremos abaixo.

6- Faça a modelagem do processo

Agora é a hora de analisar o funcionamento e a eficácia do processo existente atualmente e estudar melhorias que a sua imobiliária pode adotar. Questione: como melhorar o processo para que ele faça sentido e solucione as necessidades da imobiliária, gerando valor a inquilinos e proprietários?

Aqui podem ser feitas pesquisas, enquetes e questionários internos para entender a opinião de todos. Também vale considerar a experiência do cliente, então se você já tiver uma Jornada do Cliente Imobiliário, é o momento de utilizá-la para conseguir insights interessantes e fazer melhorias.

Atenção: depois da modelagem do processo, será necessário montar um novo mapa de processo com o fluxo de trabalho atualizado e fazer a validação com todos os envolvidos no mapeamento.

7- Automatize o processo com ferramentas

As imobiliárias tendem a ter uma grande quantidade de processos, por isso um caminho interessante é investir em softwares e treinamento de pessoal para utilizá-los. Ou seja, automatizar processos pode fazer toda a diferença!

Na automação, você pode usar ferramentas de BPMS (Business Process Management Suite) para construir, por exemplo, uma lista de tarefas ou formulário online. Entre outras atividades que podem ser automatizadas na sua imobiliária estão:

  • cadastro de clientes;
  • confirmação de pagamento;
  • auditorias de conformidade;
  • entre outras.

Outro processo que pode ser automatizado é a análise de crédito do cliente imobiliário, que pode ser feita a partir da solução Análise Instantânea da CredPago. 

8- Monitore o andamento dos processos

Por fim, o último passo do mapeamento de processos é acompanhar periodicamente os resultados dos processos internos. 

Independente se a finalidade do mapeamento foi documentar e padronizar processos ou se você foi ainda mais longe e, além de mapear, conseguiu mudanças no processo. É importante ficar atento à performance e avaliar continuamente como está a saúde do processo.

Por isso, analisar o fluxo de atividades e fazer melhorias é algo que sempre deve estar no horizonte do gestor imobiliário. 

Leia também: 6 indicadores de desempenho para imobiliárias

Mapeie processos, potencialize a sua imobiliária!

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender como fazer o mapeamento de processos na sua imobiliária. Como vimos, tão importante quanto a execução das atividades diárias é a forma como elas são realizadas.

Vale lembrar que quanto antes a sua imobiliária começar a mapear processos, maiores serão as chances de crescer de forma sustentável. Isso acontece porque quanto maior a empresa e quanto mais tempo ela demora para estabelecer os fluxos de trabalho, mais difícil será a organização.

Então, melhor começar hoje mesmo, não é? Se você quer continuar se aprofundando no tema, então baixe gratuitamente o nosso Guia Prático de Gestão Imobiliária e confira dicas valiosas para alavancar a sua imobiliária!

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