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7 passos para adequar sua imobiliária à LGPD

Como dono de Imobiliária você já ouviu falar sobre LGPD? Mas exatamente o que é? Esta é uma nova lei que está deixando donos de imobiliárias preocupados. LGPD é uma sigla que define “A Lei Geral de Proteção de Dados”, lei número 13.109 e foi sancionada em agosto de 2018 e entrou em vigor em 18/09/2020. A lei nada mais faz do que estabelecer regras para o tratamento de dados pessoais, que empresas em geral captam de seus clientes.

Esta lei se aplica para todas as organizações, sejam privadas ou públicas, que tratam qualquer tipo de dado pessoal de pessoas físicas. Por tanto sua imobiliária está enquadrada dentro das empresas que devem cumprir a lei. Não importa se PM ou grande empresa, as multas podem afetar diretamente a sua estabilidade financeira. Os investimentos financeiros para adequação não são grandes, o mais importante é compreender o processo para que possa colocar em prática no seu dia a dia.

Será que vai pegar? Será que devo me preocupar de alguma maneira?

Esqueça o  tempo que uma lei pegava ou não. Principalmente no caso da LGPD que defende interesse de clientes, estes farão a cobrança de qualquer maneira. Portanto, sim. A lei está em vigor e traz com ela várias possibilidades de penalização e a sua imobiliária deve se adaptar.

Mais do que um departamento, ou pessoa responsável, deve fazer parte da cultura da sua imobiliária às políticas de segurança, evitando o mau uso das informações e principalmente riscos aos dados do seu cliente, o que pode prejudicar a imagem da sua imobiliária.

Sem a pretensão de esgotar um assunto tão importante, construímos um passo a passo para você dono de imobiliária iniciar ou verificar se os processos de adequação a LGPD da sua imobiliária, estão seguindo na direção certa. Confira abaixo.

Passo 1 – Estude a Lei

Pode parecer óbvio, mas muitos se assustam porque não conhecem a lei, e passar imaginar complicadores que não existem. Ler a o arquivo na íntegra, é o primeiro passo, está disponível no site do governo. Depois tire as dúvidas com a sua assessoria jurídica.

Passo 2 – Faça um mapeamento de dados

Esta é uma tarefa trabalhosa, e muitas empresas têm preferido contratar uma assessoria, que fará o mapeamento dos dados utilizados, e ajudará na análise para o tratamento destes dados. O processo é entender quais são os dados de clientes, dos colaboradores e dos fornecedores, que você capta e já possui. Qual é o tempo que você fica com eles, e tentar antecipar as falhas no processo de tratamento e os riscos de vazamento.

Passo 3 – Organize um comitê de implementação

Defina uma equipe de funcionários, eles podem ser treinados para responder ao tratamento de dados. Tenha claro o funcionário que terá acesso às informações, pois isto ajuda a prevenir falhas e a elaborar um plano de riscos em casos de vazamento. Os profissionais que mais diretamente estão envolvidos com dados são: Jurídico, TI, Comercial, Vendas, Financeiro.

Passo 4 – Realize um treinamento

Isto é importantíssimo, todos devem ter conhecimento das novas regras integralmente, este alinhamento pode garantir que todos esteja a par das mudanças e da importância de seguir os procedimento. Você pode contratar este treinamento, ou pode fazer de forma caseira, com conteúdos em vídeo, com as principais recomendações.

Passo 5 – Utilize de uma assessoria jurídica

Certamente sua imobiliária tem uma assessoria jurídica, converse com eles  para adaptar e criar documentos e contratos com as novas cláusulas de proteção à privacidade. Os documentos oficiais que estabelecem normas e diretrizes para a sua empresa devem ser revisados (pelo departamento Jurídico ou por uma consultoria especializada, de preferência).

Passo 6 – Seja transparente ao coletar dados

Todos, clientes e trabalhadores devem ser comunicados das práticas adotadas pela sua empresa. Descreva todo todo o processo, quais os dados coletados, quanto tempo ficarão a disposição, e para quais finalidades, e atente para que o seu time esteja seguindo as novas normas.

Passo 7 – Tenha uma base legal de dados

BASES LEGAIS: Nada mais é do que a justificativa para o governo do motivo da coleta daqueles dados. Porque foram coletados e o que será feito. Empresas que trabalham com plataformas de marketing normalmente já têm a coleta adaptada. Ou seja, aquela autorização que você dá quando deixa os dados em um anúncio, ou baixa o e-book. O que torna mais fácil a coleta no digital, incluindo autorização de cookies do seu site.

A lei prevê várias sanções administrativas. Mas o mais importante é que se houver alguma fiscalização, a  e imobiliária mostre que está no processo de adequação. Evitando punições mais severas.

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